Klauzula informacyjna RODO dla wspólnot mieszkaniowych

W związku z wejściem w życie z dniem 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (dalej zwanego RODO) informujemy, że Wspólnota Mieszkaniowa, której jesteście Państwo członkami jest administratorem danych osobowych, co oznacza, że Wspólnota odpowiada za wykorzystanie tych danych w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami.

1. W jakim celu i na jakiej podstawie wykorzystujemy Państwa dane osobowe.

Dla właściwego funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych, zgodnie z przepisami ustawy o własności lokali oraz przepisami o współwłasności Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego (dotyczy to tzw. „małych” wspólnot), a także przepisami innych ustaw, konieczne jest przetwarzanie niezbędnych danych osobowych właścicieli lokali tworzących daną wspólnotę, nawet pomimo braku zgody zainteresowanych osób. Przetwarzanie danych jest bowiem w takim przypadku niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na tut. Wspólnocie Mieszkaniowej, jako administratorze danych (art 6 ust. 1 lit. c) RODO). W szczególności dotyczy to takich danych osobowych jak imię i nazwisko właściciela lokalu, nr lokalu stanowiącego odrębną własność, nr księgi wieczystej, udział właściciela w nieruchomości wspólnej, adres zamieszkania właściciela. Źródłem tych danych są wyciągi z ksiąg wieczystych, informacje z ewidencji nieruchomości oraz informacje z ewidencji ludności.

Przetwarzanie niektórych danych osobowych może być również niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora danych lub przez osobę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), a w szczególności do obrony i dochodzenia roszczeń Wspólnoty Mieszkaniowej. Dla tych celów wymagane są m.in. w postępowaniu sądowym takie dane jak adres zamieszkania oraz nr PESEL właściciela lokalu. Źródłem tych danych są informację w ewidencji ludności. Przetwarzanie tych danych osobowych może być w niektórych przypadkach niezbędne także dla ochrony żywotnych interesów Państwa, jako osób, których dane dotyczą (art 6 ust. 1 lit d) RODO). Przykładowo zgodnie z art 17 ustawy o własności lokali za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej oprócz Wspólnoty Mieszkaniowej, odpowiada także każdy właściciel lokalu proporcjonalnie do udziału w nieruchomości wspólnej - i w takiej sytuacji celowa jest wspólna obrona interesów właściciela i Wspólnoty.

Niezbędne dla ochrony żywotnych interesów Państwa jako podmiotów, których dotyczą dane osobowe, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, może być także przetwarzanie przez tut. Wspólnotę Mieszkaniową tzw. danych kontaktowych, jak nr telefonu, adres poczty elektronicznej, adres do doręczeń korespondencji. Dane te mogą być konieczne np. do prawidłowego powiadomienia Państwa o zebraniu Wspólnoty Mieszkaniowej (art 32 ust. 1 ustawy o własności lokali) oraz udostępnienia lokalu pod nieobecność mieszkańców, celem usunięcia awarii lub wykorzystania niezbędnych prac w budynku (art. 12 ust. 2 o własności lokali). Jeżeli zatem powyższe dane zostały pozyskane od Państwa przez tut. Wspólnotę Mieszkaniową, będą one nadal przetwarzane po wejściu przepisów RODO.

2. Czasookres przetwarzania danych osobowych.

Z Państwa danych osobowych przetwarzanych przez tut. Wspólnotę mieszkaniową będziemy korzystać:

1. Przez czas wykonywania obowiązków prawnych ciążących na Wspólnocie, wynikających z ustawy o własności lokali. Zasadniczo dane te będą przetwarzane do czasu pozostawania przez Państwa właścicielami lokalu wymienionego w pkt 1. W razie zbycia lokalu Wspólnota może odmówić usunięcia Państwa danych osobowych do czasu:
   - dokonania rozliczeń zaliczek z tytułu kosztów zarządu nieruchomością wspólną,
   - rozliczenia mediów za dany okres.

2. Przez czas niezbędny do obrony lub dochodzenia roszczeń administratora danych – Wspólnota ma podstawę prawną do przetwarzania niezbędnych w tym celu danych do momentu przedawnienia roszczeń.

3. Przez czas w którym odrębne przepisy prawne nakazują przechować określone dokumenty – np. przepis art 86 § 1 w związku z art. 70 § 1 ustawy z 28.08.1997 r. Ordynacja podatkowa nakazuje przechowywać dokumenty księgowe przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym.
   
   Do czasu pozostawania właścicielem lokalu, każdy właściciel ma obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną (art. 27 ust. 1 ustawy o własności lokali oraz art 200 Kodeksu cywilnego), a do realizacji tego obowiązku niezbędna jest znajomość danych osobowych pozostałych współwłaścicieli. Dotyczy to jednak tylko danych niezbędnych do realizacji przez Wspólnotę Mieszkaniową obowiązków ustawowych. Wobec tego, dodatkowe dane osobowe, których podstawą przetwarzania była zgoda właściciela lokalu (np. nr telefonu, adres email), z chwilą zbycia przez Państwa przedmiotowego lokalu zostaną niezwłocznie usunięte przez administratora danych.

3. Komu przekazujemy Państwa dane.

Państwa dane osobowe powierzamy do przetwarzania zarządcy nieruchomości wspólnej tj. firmie Resurs Zarzadzanie Nieruchomościami, ul. Naftowa 4, 65-705 Zielona Góra jako tzw. Procesorowi.

Procesor zobowiązuje się do zabezpieczania przetwarzanych danych przez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, zapewniający adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych (art. 32 RODO). W celu wykonania powyższej umowy Wspólnota Mieszkaniowa jako administrator danych wyraziła zgodę na powierzenie przez Procesora Państwa danych osobowych do dalszego przetwarzania podwykonawcom (subprocesorom). Każdy podwykonawca winien spełniać te same gwarancje i obowiązki w zakresie ochrony danych, jakie zostały nałożone przez Procesora (art. 28 ust. 4 RODO).

4. Przysługujące Państwu uprawnienia.

Jako podmioty, których dane osobowe dotyczą, macie Państwo prawo kontroli nad przetwarzaniem tych danych przez Wspólnotę Mieszkaniową. W szczególności, przysługują Państwu takie uprawnienia jak:

1. Prawo uzyskania informacji o operacjach przetwarzania danych osobowych. (art. 13-14 RODO).

2. Prawo dostępu do przetwarzanych danych osobowych i uzyskania kopii danych (art. 15 RODO).

3. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO).

4. Prawo do usunięcia danych, tj „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO). Prawo to jednak nie ma zastosowania w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne m.in.
   - do wywiązania się z prawnego obowiązku, któremu podlega administrator,
   - do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

5. Prawo do ograniczenia przetwarzanych danych (art. 18 RODO).

6. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO).

7. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO).

W szczególnych sytuacjach mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez Wspólnotę Państwa danych osobowych jeśli podstawą wykorzystania danych jest prawnie uzasadniony interes administratora danych lub interes publiczny. W takiej sytuacji po rozpatrzeniu Państwa wniosku Wspólnota nie będzie już mogła przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba, że wykaże, iż istnieją:

- ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów praw i wolności, lub
- podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

8. Prawo do przejrzystej informacji i komunikacji, w formie pisemnej, elektronicznej i ustnej, w szczególności gdy informacje są kierowane do dziecka (art. 12 RODO).

5. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych.

Jeżeli wykorzystanie przez Wspólnotę Mieszkaniową Państwa danych osobowych nie jest konieczne do wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi prawnie uzasadnionego interesu Wspólnoty, administrator danych lub Procesor w uzasadnionych przypadkach mogą prosić Państwa o wyrażenie zgody na wykorzystanie Państwa danych w ściśle określonych celach. Zgoda musi być wyrażona w sposób wyraźny (nie domyślnie) i dobrowolnie. Zgody pozyskane od Państwa przed wejściem w życie RODO, będą nadal ważne po 25.05.2018 r., ale istnieje możliwość ich wycofania w dobrowolnym momencie. Dotyczy to także zgód pozyskanych po tym terminie (wycofanie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem wykorzystania Państwa danych przed takim cofnięciem).

6. Skarga

Stosownie do art. 13 ust. 2 lit d) oraz art. 14 ust. 2 lit e) RODO Wspólnota Mieszkaniowa informuje, że mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych, jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa.

7. Kontakt i informacje

Dane kontaktowe podmiotu przetwarzającego dane osobowe (Procesora):
Resurs Zarzadzanie Nieruchomościami, ul. Naftowa 4, 65-705 Zielona Góra